SISTEM AKUNTANSI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

SISTEM AKUNTANSI DAN PENGENDALIAN INTERNAL

IA 29 KEBENDAHARAAN NEGARA

1.Dasar Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi (accounting system) adalah metode dan prosedur untuk mengupulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan.

Sistem akuntansi berkembang melalui tiga langkah ketika perusahaan dan mengalami perubahan.

Langkah pertama, analisis (analysis) terdiri dari

1) identifikasi kebutuhan dari pihak-pihak yang membutuhkan laporan keuangan 2) penentuan bagaimana system akan menyajikan informasi tersebut.

Langkah kedua, sistem akuntansi didesain (desaigned) sehingga mampu memenuhi kebutuhan para pengguna.

Pada langkah terakhir, system akuntansi diterapkan (implemented) dan digunakan.

Pengendalian internal dan metode pengolahan data merupakan hal yang mendasar dalam sistem akuntansi. Pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.

2.Pengendalian Internal

Tujuan pengendalian internal adalah memberikan jaminan yang wajar bahwa:

a.Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha.

b.Informasi bisnis akurat.

c.Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan.

Pengendalian internal dapat melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu pelanggaran serius terhadap pengendalian internal adalah penggelapan oleh karyawan (employee fraud).

Unsur-unsur pengendalian internal (elements of internal control) adalah:

a.Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian yang faktornya antara lain dipengaruhi oleh falsafah dan gaya operasi manajemen. Selain itu, struktur organisasi usaha yang merupakan kerangka dasar untuk perencanaan dan pengendalian operasi juga mempengaruhi lingkungan pengendalian. Kebijakan personalia meliputi perekrutan, pelatihan, evaluasi, penetapan gaji, dan promosi karyawan juga mempengaruhi lingkungan pengendalian.

b.Penilaian resiko

Semua organisasi menghadapi resiko. Contoh-contoh resiko antara lain perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan peraturan, perubahan factor ekonomi seperti perubahan suku bunga, dan pelanggaran karyawan terhadap prosedur perusahaan. Setelah resiko dapat diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko tersbut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan menentukan tindakan-tindakan untuk meminimumkannya.

c.Prosedur pengendalian

Prosedur pengendalian diterapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan tercapai, termasuk penggelapan. Diantara prosedur-prosedur itu adalah:

Pegawai yang kompeten, perputaran tugas, dan cuti wajib.

Pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan.

Pemisahan operasi, pengamanan aktiva, dan akuntansi.

Prosedur pembuktian dan pengamanan.

d.Pemantauan

Pemantauan terhadap system pengendalian internal akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut.

e.Informasi dan komunikasi

Informasi yang valid mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.

3.Sistem Akuntansi Manual

a.Buku Besar Pembantu

Sistem akuntansi harus dirancang untuk menyajikan informasi-informasi mengenai jumlah-jumlah tagihan kepada berbagai pelanggan (account receivable) dan jumlah yang harus dibayar pada kreditor (account payable).

Apabila terdapat jumlah akun yang sangat besar dengan karakteristik yang sama, akun-akun tersebut dapat dikelompokkan ke suatu buku besar terpisah yang disebut buku besar pembantu (subsidiary ledger), yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi, disebut buku besar umum (general ledger).

Akun untuk masing-masing pelanggan disusun menurut abjad pada buku besar pembantu yang disebut sebagai buku besar pembantu piutang usaha (account receivable subsidiary ledger) atau buku besar pelanggan (customers ledger). Sedangkan akun untuk masing-masing kreditor disusun menurut abjad pada buku besar pembantu yang disebut buku besar pembantu utang usaha (account payable subsidiary ledger) atau buku besar kreditor (creditors ledger).

b.Jurnal Khusus

Salah satu cara memproses data secara lebih efisien pada system akuntansi manual adalah memperluas jurnal dua kolom menjadi jurnal dengan banyak kolom (multikolom). Ada lagi yang disebut jurnal khusus (special jornal) yang dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran uang.

Transaksi yang lazim terjadi pada perusahaan jasa berskala kecil dan menengah serta jurnal khusus yang biasa digunakan untuk mencatat transaksi tersebut adalah sebagai berikut:

Pemberian jasa secara kredit dicatat pada jurnal pendapatan

Penerimaan kas dari mana saja dicatat pada jurnal penerimaan kas

Pembelian barang secara kredit dicatat pada jurnal pembelian

Pembayaran kas untuk apa saja dicatat pada jurnal pembayaran kas

4.Siklus Pendapatan dan Penagihan

Jurnal Pendapatan

Jurnal ini hanya digunakan untuk mencatat pendapatan jasa secara kredit (fees earned on account). Pendapatan yang diterima secara tunai dicatat pada jurnal penerimaan kas.

Jurnal Penerimaan Kas

Semua transaksi yang melibatkan penerimaan kas dicatat pada jurnal penerimaan kas (cash receipt journal).

5.Siklus Pembelian dan Pembayaran

Jurnal Pembelian

Jurnal pembelian (purchased jornal) dirancang untuk mencatat semua pembelian secara kredit (purchased on account).

Jurnal Pembayaran Kas

Kolom khusus untuk jurnal pembayaran kas (cash payment journal) ditentukan dengan cara yang sama seperti jurnal pendapatan, pembelian, dan penerimaan kas. Faktor penentunya adalah jenis transaksi yang akan dicatat dan seberapa sering transaksi itu terjadi.

6.Modifikasi atas Sistem Akuntansi Manual

Buku Besar Pembantu Tambahan

Umumnya, buku besar pembantu digunakan untuk akun-akun yang terdiri dari banyak pos, yang masing-masing memiliki karakteristik khusus. Misalnya perusahaan bisa menggunakan buku besar pembantu peralatan untuk menampung semua hal yang berkaitan dengan peralatan yang dibeli.

Jurnal Khusus yang Dimodifikasi

Perusahaan bisa memodifikasi jurnal khususnya dengan menambahkan satu atau beberapa kolom untuk mencatat transaksi yang sering terjadi.

7.Sistem Akuntansi Terkomputerisasi

Sistem akuntansi yang terkomputerisasi mirip dengan system akuntansi manual. Keunggulan utama dari system akuntansi yang terkomputerisasi adalah pencatatan serta posting transaksi secara simultan, tingkat akurasi yang tinggi, dan kecepatan pelaporan. Aplikasi akuntansi yang digunakan misalnya QuickBooks®.

8.E-Commerce

E-commerce adalah penggunaan internet untuk menjalankan transaksi usaha. B2C e-commerce melibatkan transaksi internet antara perusahaan dengan para pelangannya dan juga antara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya. E-commerce dapat digunakan untuk memperbaiki kecepatan dan efisiensi pada siklus pendapatan/penagihan dan siklus pembelian/pembayaran. Penerapan lebih luas mengenai e-commerce meliputi perencanaan dan koordinasi para pemasok, pelanggan, dan proses desain produk.