PUSAT TANGGUNG JAWAB: PUSAT PENDAPATAN DAN BEBAN

Pusat tanggungjawab merupakan organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas yang dilakukan. Pada hakikatnya, perusahaan merupakan sekumpulan pusat-pusat tanggungjawab, yang diwakili oleh sebuah kotak dalam bagan organisasi. Pusat-pusat tanggungjawab tersebut kemudian membentuk suatu hierarki.

Sifat Pusat tanggung Jawab
Pusat tanggungjawab muncul guna mewujudkan satu atau lebih maksud (cita-cita). Dalam hal ini manajemen senior suatu perusahaan menentukan sejumlah strategi untuk mencapai cita-cita. Pusat tanggungjawab berfungsi untuk mengimplementasikan strategi tersebut. Cita-cita organisasi telah tercapai jika setiap pusat tanggungjawab telah memenuhi tujuannya.
Gambaran cara kerja setiap pusat tanggungjawab adalah sebagai berikut:

Input Output

Sumber daya Barang atau jasa
yang digunakan,
diukur dari
biayanya
Modal

Pusat tanggungjawab menerima input dalam bentuk: bahan baku,tenaga kerja dan jasa-jasa. Dengan menggunakan modal kerja capital, peralatan dan aktiva lainnya, pusat tanggungjawab melaksanakan fungsi-fungsi tertentu, dengan tujuan akhir mengubah input menjadi output.



Hubungan antara Input dan Output

Manajemen bertanggungjawab untuk memastikan hubungan yang optimal antara input dan output. Disejumlah pusat tanggung jawab, hubungan antara input dan output bersifat timbal balik dan langsung.
Misal: di departemen produksi, input yang berupa bahan baku baku menjadi bagian dari barang jadi.
Pengendalian disini terfokus pada penggunaan input minimum yang dibutuhkan untuk memproduksi output yang diperlukan menurut spesifikasi dan standar mutu yang benar, tepat waktu, dan sesuai dengan jumlah yang diminta.

Mengukur Input dan Output

Cara mengukur input:
Kebanyakan input yang digunakan oleh pusat tanggungjawab dapat dinyatakan dalam ukuran-ukuran fisik- jam kerja, liter minyak, rim kertas, dan kwh listrik.
Dalam sistem pengendalian manajemen, satuan –satuan kuantitas tersebut kemudian diterjemahkan ke satuan moneter; uang merupakan penyebut umum yang memungkinkan nilai dan berbagai sumber daya yang beragam untuk digabungkan dan dikombinasikan.
Nilai uang dari input tertentu biasanya dihitung dengan mengalikan kuantitas fisik dengan harga per unit (yaitu, jumlah jam kerja dikalikan dengan tarif per jamnya).


Jumlah moneter yang dihasilkan dari perhitungan tersebut yang disebut sebagai “biaya”. Biaya adalah suatu ukuran moneter dari jumlah sumber daya yang digunakan oleh suatu pusat tanggung jawab.
Mengukur output tidak semudah mengukur input.
Contoh: pendapatan per tahun merupakan alat ukur penting atas output suatu organisasi yang berorientasi pada laba, tetapi tidak menggambarkan seluruh kinerja organisasi selama tahun tersebut.
Dalam organisasi-organisasi nirlaba, barangkali juga tidak ada tolok ukur atas output secara kuantitatif. Ada beberapa yang menggunakan perkiraan atau menggunakan angka-angka pengganti (surrogate numbers), namun mengetahui keterbatasan dari perkiraan atau angka-angka pengganti tersebut.

Efisiensi dan Efektivitas
Konsep input, output, dan biaya bisa digunakan untuk menjelaskan makna dari efisiensi dan efektivitas, yang merupakan dua kriteria dengan mana kinerja pusat tanggung jawab dinilai. Kedua istilah ini hampir selalu digunakan dalam suatu perbandingan dan bukan dalam makna absolut.
Efisiensi adalah rasio output terhadap input, atau jumlah output per unit input.
Pusat Tanggung Jawab A lebih efisien daripada Pusat tanggung Jawab B:
1) jika menggunakan jumlah sumber daya yang lebih sedikit daripada Pusat Tanggung Jawab B, namun memproduksi jumlah output yang sama, atau
2) menggunakan jumlah sumber daya yang sama namun memproduksi jumlah output yang lebih besar.
Kriteria pertama tidak mengharuskan agar output dikuantitatifkan; tetapi adalah perlu untuk menilai bahwa output dan kedua unit tersebut hampir sama. Dengan mengasumsikan bahwa kedua pusat tanggung jawab tersebut menjalankan pekerjaan dengan memuaskan dan besarnya masing-masing pekerjaan tersebut bisa dibandingkan , maka unit dengan input yang lebih rendah (yaitu, biaya yang lebih rendah) adalah yang lebih efisien.
Dalam kriteria kedua dimana input adalah sama namun dengan outputnya berbeda, maka dibutuhkan beberapa tolok ukur output kuantitatif; sehingga merupakan perhitungan yang lebih sulit.
Efektivitas ditentukan oleh hubungan antara output yang dihasilkan oleh suatu pusat tanggung jawab dengan tujuannya.
Semakin besar output yang dikontribusikan terhadap tujuan, maka semakin efektiflah unit tersebut. Efektivitas cenderung dinyatakan dalam istilah subjektif dan nonanalitis-seperti,”Kinerja Kampus A adalah yang terbaik, tetapi Kampus B telah agak menurun dalam tahun-tahun terakhir.
Efisiensi dan efektivitas berkaitan satu sama lain; setiap pusat tanggung jawab harus efektif dan efisien. secara ringkas, suatu pusat tanggung jawab akan bersifat efisien jika melakukan sesuatu yang tepat, dan akan bersifat efektif jika melakukan hal-hal yang tepat.

Peranan Laba
Tujuan utama perusahaan yang berorientasi laba adalah memperoleh laba yang memuaskan. Karena laba merupakan selisih antara pendapatan (ukuran ouput) dan biaya (ukuran input), maka laba merupakan ukuran efisiensi.
Laba juga merupakan tolok ukur yang penting atas efektivitas. Maka, laba digunakan sebagai tolok ukur efisiensi dan efektivitas perusahaan yang berorientasi laba.

Jenis-Jenis Pusat Tanggung Jawab
Ada 4 jenis pusat tanggung jawab, digolongkan menurut sifat input dan/ atau output moneter yang diukur untuk tujuan pengendalian: pusat pendapatan, pusat beban, pusat laba, dan pusat investasi.
Pusat Pendapatan
Di pusat pendapatan, suatu output (yaitu, pendapatan) diukur secara moneter, akan tetapi tidak ada upaya formal yang dilakukan untuk mengaitkan input (yaitu, beban atau biaya) dengan output. (Jika beban dikaitkan dengan pendapatan, maka unit tersebut akan menjadi pusat laba).
Pada umumnya, pusat pendapatan merupakan unit pemasaran/ penjualan yang tak memiliki wewenang untuk menetapkan harga jual dan tidak bertanggungjawab atas harga pokok penjualan dari barang-barang yang mereka pasarkan. Penjualan atau pesanan actual diukur terhadap anggaran dan kuota, dan manajer dianggap bertanggung jawab atas beban yang terjadi secara langsung di dalam unitnya, akan tetapi ukuran utamanya adalah pendapatan.
Pusat Beban
Pusat beban adalah pusat tanggung jawab yang inputnya diukur secara moneter, namun outputnya tidak.
Ada dua jenis umum dari pusat beban:
1. Pusat beban teknik
2. Pusat beban kebijakan
Dua pusat beban tersebut berkaitan dengan dua jenis biaya:
1. Biaya teknik, yaitu biaya-biaya yang jumlahnya secara tepat dan memadai dapat diestimasikan dengan keandalan yang wajar. Contoh: biaya pabrik untuk tenaga kerja langsung, bahan baku langsung, komponen, perlengkapan, dan keperluan-keperluan.
2. Biaya kebijakan (biaya yang dikelola) biaya yang tak tersedia estimasi tekniknya. Di pusat beban kebijakan, biaya-biaya yang dikeluarkan tergantung pada penilaian manajemen atas jumlah yang memadai dalam kondisi tertentu.
Pusat Beban Teknik
Pusat ini memiliki ciri-ciri:
1. input-inputnya dapat diukur secara moneter
2. input-inputnya dapat diukur secara fisik
3. jumlah dolar optimum dan input yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit output dapat ditentukan.
Pusat beban teknik biasanya ditemukan dalam operasi manufaktur. Pergudangan, distribusi, pengiriman dengan truk, dan unit-unit serupa dalam organisasi pemasaran bias digolongkan ke dalam pusat beban teknik.
Bagan Pusat Beban Teknik

Hubungan Contoh
optimal yang
dapat ditetapkan

Input Pekerjaan Output Fungsi
(dolar) (fisik) Manufaktur








Pusat Beban Kebijakan
Pusat beban kebijakan meliputi unit-unit administrative dan pendukung (seperti, akuntansi, hukum, hubungan industrial, hubungan masyarakat,sumber daya manusia), operasi litbang, dan hamper semua aktivitas pemasaran.Output dari pusat biaya ini tidak bisa diukur secara moneter.
Di suatu pusat beban kebijakan, selisih antara anggaran dan biaya yang sesungguhnya bukanlah ukuran efisiensi. Hal tersebut hanya merupakan selisih antara input yang dianggarkan dan input yang sesungguhnya serta tidak mencakup nilai output.
Bagan Pusat Beban Kebijakan

Hubungan
optimal tidak
dapat ditetapkan

Input Pekerjaan Output Fungsi
(dolar) (fisik) penelitian
dan
pengembangan

Aktivitas penelitian dan pengembangan biasanya mempunyai hasil setengah berwujud dalam bentuk paten, produk-produk baru ataupun proses baru.
Tidak ada cara ilmiah untuk menentukan skala optimum dari anggaran penelitian dan pengembangan. Perusahaan sekadar menggunakan persentase dari penghasilan rata-rata sebagai dasar.
Pengukuran kinerja kegiatan-kegiatan litbang, informasinya melalui laporan perkembangan (progress report), dan menjadi dasar bagi manajemen untuk melakukan penilaian tentang efektivitas proyek.



Bagan Pusat Pendapatan
Input tidak
berhubungan
dengan output

Input Pekerjaan Output Fungsi
(dolar hanya untuk (dolar pemasaran
biaya-biaya yang Pendapatan)
langsung)

Ada dua jenis aktivitas di bawah pusat pemasaran, dimana pengendaliannya berbeda satu sama lain:
1. Aktivitas logistik/ pemenuhan pesanan/ pesanan logistik
Aktivitas-aktivitas mencakup: transportasi ke pusat distribusi, pergudangan, pengapalan dan pengiriman, pengajuan rekening dan aktivitas yang terkait dengan fungsi kredit dan penagihan piutang.
Pusat tanggung jawab yang menjalankan fungsi-fungsi tersebut secara mendasar serupa dengan pusat beban di pabrik. Untuk mencerminkan biaya-biaya pada berbagai tingkatan volume dapat dikendalikan melalui penerapan standar dan menyesuaikan anggaran. Misal: pekerjaan-pekerjaan dokumen yang meliputi aktivitas-aktivitas logistik dan penagihan piutang bisa dituntaskan secara cepat dan dengan biaya rendah melalui internet.
2. Aktivitas pemasaran/ pencarian pesanan
Aktivitas-aktivitas meliputi uji pemasaran; pembentukan, pelatihan, dan pengawasan terhadap tenaga penjualan (sales force); periklanan, dan promosi penjualan.Untuk mengevaluasi efektivitas aktivitas-aktivitas pemasaran lebih sulit. Karena tidak diketahui berapa persisnya jumlah optimal yang harus dikeluarkan, maka biaya pencarian pesanan tidak dapat diukur dari target biaya, melainkan berdasarkan target penjualan.


Bagan Pusat Laba
Input tidak
berhubungan
dengan output

Input Output Unit bisnis
(dolar (dolar
biaya) laba)

Bagan Pusat Investasi
Input
berhubungan
dengan modal
yang digunakan

Input Modal yang Output Unit bisnis
(dolar digunakan (dolar
biaya) laba)



Berikut ini sistem pengendalian manajemen untuk pusat beban kebijakan secara umum.
Ciri-ciri pengendalian umum:
- Penyusunan Anggaran
Manajemen membuat keputusan anggaran untuk pusat beban kebijakan yang terpisah dari pusat beban teknik. Selanjutnya, manajemen menentukan apakah anggaran operasi yang diajukan bisa mencerminkan biaya per unit dari pelaksanaan tugas secara efisien. Pada hakikatnya, pihak manajemen merumuskan anggaran pusat beban kebijakan dengan menentukan besarnya pekerjaan yang harus diselesaikan.





- Variasi Biaya
Dalam membuat anggaran untuk pusat beban kebijakan, para manajer cenderung untuk menyetujui perubahan yang terkait dengan perubahan volume penjualan yang diantisipasi. Misalnya, mengizinkan menambah tenaga kerja jika volume penjualan bergerak naik, dan untuk mengurangi tenaga kerja jika volume penjualan sedang menurun.
- Jenis Pengendalian Keuangan
Pengendalian keuangan dalam pusat beban kebijakan adalah bertujuan untuk mengendalikan biaya dengan mengikutsertakan para manajer guna berperan serta dalam perencanaan, mendiskusikan langkah apa yang diambil, dan tingkat usaha yang bagaimana yang tepat untuk masing-masing. Jadi, dalam pusat beban kebijakan, pengendalian keuangan menjadi hal pokok yang dibahas pada tahap perencanaan sebelum biaya tersebut terjadi.
- Pengukuran Kinerja
Manajer pusat beban kebijakan memiliki pekerjaan utama untuk mencapai output yang diinginkan.Membelanjakan suatu jumlah yang “sesuai dengan anggaran” hal ini dianggap memuaskan; jumlah yang melebihi anggaran merupakan alasan untuk prihatin, sementara jumlah yang kurang dari anggaran akan mengindikasikan bahwa pekerjaan yang direncanakan belum selesai dilaksanakan.
Dalam pusat beban kebijakan, laporan keuangan bukan merupakan suatu alat untuk mengevaluasi efisiensi dari seorang manajer.